Si chaque fois que vous êtes dérangé ou interrompu dans votre travail vous receviez en contre partie une contribution financière, il est fort probable que vous seriez rapidement "très riche". Cela peut vous faire sourire cependant cette clause figure réellement dans les contrats de certains avocats : "Toute intervention et appel sont facturés : non seulement la durée de la conversation mais également l'interruption du travail intellectuel du précédent dossier avec la remise en route nécessaire après l'intervention".

Il n'est plus à démontrer que le fait d'être sans cesse perturbé pendant son travail est source de stress comme de perte de concentration. La productivité est impactée sans parler des erreurs qui peuvent avoir de graves conséquences. Voici donc 4 propositions pour mieux gérer son temps :  

1Définir ses besoins et ses limites

Dans certains métiers, les interruptions (appels, visites…) font partie du quotidien. Dans cette situation, l'objectif est qu'elles ne soient pas vécues comme des contraintes. A vous d'identifier quels sont vos besoins psychologiques et physiologiques pour réussir à accomplir votre travail sereinement. Plus vous développerez votre capacité à gérer l'imprévu, plus votre stress diminuera. Vous seul pouvez réaliser l'introspection de votre mode de fonctionnement pour ensuite si c'est possible adapter votre activité en conséquence. Par exemple, relevez au cours d'une journée quels sont les moments où vous êtes le plus performant et pendant lesquels vous vous sentez plus à même de réaliser des tâches qui demandent une grande rigueur. Préservez-vous en faisant des pauses qui vous permettront de vous détendre et de vous ressourcer. Ces prises de recul seront d'autant plus bénéfiques si vous travaillez en open space ou en lien avec la clientèle.

2Communiquer pour mieux travailler ensemble

Pour ceux qui travaillent en équipe ou partagent leur bureau avec d'autres collègues, informez-les de vos besoins et de vos limites. Votre manager ou vos collègues ne devineront pas quelles sont les conditions de travail qui sont optimales pour vous. Avec respect et bienveillance, faites-leur part de ces éléments qui paraîtront peut être sans importance pour eux mais qui pour vous sont essentiels pour travailler efficacement. Il est vrai qu'il n'est pas toujours aisé de fixer des limites, savoir dire non ou même expliquer à ses collègues que vous avez besoin de telle plage horaire dans la journée pour réaliser une tâche importante. C'était le cas de François, comptable dans un grand magasin qui récupérait une partie de la recette de la journée en fin d'après-midi. Avant son départ, il disposait de moins d'une heure pour réaliser un état de la trésorerie. Sans cesse interrompu, non seulement il n'arrivait pas à réaliser cette mission dans le temps imparti mais de plus, il était régulièrement obligé de recommencer car ses résultats étaient incorrects. Après en avoir discuté avec ses collègues, ils se sont entendus pour que François dispose d'un espace et d'une heure, sans être dérangé pour réaliser cette activité. 

3Prioriser ses tâches, définir les urgences

Certains reconnaissent qu'ils se laissent aisément distraire par les allers et venues de leurs collègues, par des conversations ou parce qu'ils rendent service en prenant en charge un autre dossier naturellement plus urgent que le leur. En arrivant le matin, ils commencent un travail et s'aperçoivent en fin de matinée qu'ils n'ont pas avancé. Pour remédier à cette situation, l'une des solutions est de s'astreindre à remettre à plat les tâches qui vous sont confiées en définissant clairement vos objectifs et les échéances correspondantes. Lionel, assistant technique dans une société informatique a résolu ses difficultés de gestion du temps et d'organisation en s'astreignant à mener une seule mission à la fois. Pour aller encore plus loin dans la gestion de ses priorités et de ses urgences, il n'a pas hésité à utiliser un outil de planification. Il reconnaît qu'au début il a eu du mal à perdre ses mauvaises habitudes pour se concentrer. Avec l'aide de son responsable, il a su prioriser son travail ce qui lui a permis de déléguer certains dossiers et de dégager du temps notamment pour participer au développement d'un nouveau projet. 

4Gérer vos courriels et l'utilisation des nouvelles technologies

Selon une étude de l'Olfeo, les salariés passeraient 1h37 de leur temps chaque jour à naviguer sur internet, dont 57 minutes pour des motifs personnels. Si les compteurs s'emballent, il en est de même de votre perte de concentration et de productivité. Comment redevenir maitre de la situation et de la gestion de votre temps ? L'une des premières décisions à prendre est de couper le petit bip que vous entendez lorsque vous recevez un message. Que vous soyez curieux de connaître qui vous sollicite ou soucieux de répondre rapidement à la demande qui vous arrive, veillez à garder votre capacité à gérer votre activité quotidienne sans être en permanence sollicité ou avoir un œil rivé sur les écrans. Chacun a déjà pu constater que répondre à chaud à un email peut s'avérer contre productif et être source de réponses que l'on regrette ensuite. Aussi, la deuxième action à entreprendre est de vous fixer des plages horaires et une limite de temps pour répondre à vos emails ou surfer sur internet et ce uniquement quand vous aurez terminé le travail important qui trône sur votre bureau.

A vous de prendre du temps pour gérer votre temps.