Vous devez renforcer votre équipe en recrutant un ou plusieurs nouveaux collaborateurs : voici quelques repères utiles pour réaliser au mieux cette mission.

1. La préparation

Même si votre emploi du temps est très chargé, prenez le temps de préparer ce recrutement et de rencontrer les différentes personnes qui participeront à ce processus (manager, service des ressources humaines, …) ainsi que les personnes qui seront amenées à travailler avec la future recrue. Avec eux, détaillez le plus précisément possible la fiche de poste, même si ce recruté vient remplacer un salarié qui quitte votre équipe. Le départ d'un collaborateur est en effet une bonne occasion de faire le point sur l'organisation du service et de redistribuer les missions, par exemple en attribuant de nouvelles responsabilités aux collaborateurs qui souhaitent évoluer.
Cette fiche de poste recensera la place de ce futur collaborateur dans l'organigramme, ses missions, ses objectifs, les moyens dont il disposera pour réaliser son travail, les relations hiérarchiques et/ou transverses attendues, ... sans oublier les éléments du contrat de travail (horaires, lieu de travail, déplacements, package salarial, …). En complément de la définition du poste, vous définirez le profil du candidat : y figureront les critères obligatoires pour prendre en charge le poste, ses compétences, l'expérience nécessaire, la formation initiale ou une spécialisation, tout en relevant également quelques facteurs de personnalité qui vous paraissent essentiels et qui seront naturellement différents en fonction du poste, de l'équipe et du secteur d'activité dans lequel sera intégré le candidat (capacité de synthèse, analyse, méthodologie, capacité de négociation, diplomatie, créativité, …).

2. La recherche des candidats

Cette étape dépendra du secteur dans lequel vous travaillez et de la taille de votre entreprise. Si vous appartenez à un grand groupe, vous devrez sans doute respecter un process de diffusion du poste en interne avant de pouvoir rechercher un candidat en externe. Les recrutements en interne favorisent la mobilité et permettent aux salariés d'évoluer professionnellement tout en restant dans la même entreprise, en revanche le délai entre l'expression de la demande et l'arrivée du salarié peut être assez long. Il n'est pas rare de constater que le processus de recrutement se déroule sur plusieurs mois…
Le recrutement externe a lui aussi ses avantages. Un manager me faisait part de son souhait de recruter en externe car il attendait un apport de nouvelles connaissances venant de ses concurrents et un regard neuf sur les méthodes de travail actuellement déployées au sein de son service. Si vous recherchez en externe, il vous faudra déterminer le ou les supports que vous allez utiliser pour diffuser votre annonce. A nouveau cela dépendra d'une part du profil recherché et d'autre part du budget et des moyens dont vous disposez. Aujourd'hui, la place des réseaux sociaux est de plus en plus importante. Les plus utilisés pour le recrutement sont LinkedIn, Viadeo, Facebook et Twitter. Identifiez celui qui sera le plus adapté afin d'optimiser votre recherche et de minimiser vos coûts. Vous pouvez également diffuser votre annonce sur d'autres sites ou même solliciter des écoles en lien avec votre activité qui ont de plus en plus souvent un service de diffusion de postes auprès de leurs anciens étudiants.
Si votre recrutement est confidentiel ou si vous recherchez "l'expert", vous ferrez alors appel à des cabinets de recrutement pour vous proposer "la perle rare". Dans cette hypothèse, renseignez-vous sur le budget demandé.
Dans le cas où votre recrutement n'est pas confidentiel, informez les collaborateurs de votre propre entreprise et ce afin de favoriser la cooptation. Dans certaines entreprises, la cooptation est même rétribuée avec une prime versée en deux fois : une première partie à l'embauche du candidat et la seconde partie à l'issue de la période d'essai.

3. La sélection des candidats

Vous recevez enfin les réponses à votre annonce, vous vous retrouvez devant deux options : soit vous avez devant vous très peu de candidatures, soit vous en avez des centaines. Dans la première hypothèse, attendez d'en recevoir un peu plus, ou alors si vous constatez que l'annonce et/ou le support utilisé n'étaient pas optimum modifiez-les rapidement et relancez votre annonce.
Dans la deuxième hypothèse, avant de commencer le tri, reprenez vos définitions de poste et de profil tout en mettant en exergue les critères qui vous paraissent fondamentaux pour occuper le poste, relevez-en 3 ou 4.
En triant les CV, vous ferrez 3 piles. La première pile où vous rassemblerez tous les curriculum vitae qui répondent aux critères identifiés. La deuxième pile où vous mettrez ceux qui répondent partiellement et la troisième pour les candidatures qui ne répondent pas à vos attentes.
Un responsable me racontait qu'il poursuivait ce tri en affinant les critères jusqu'à ce qu'il lui reste 5 ou 8 candidatures. Ensuite, il contactait chacune de ces personnes pour leur fixer un entretien téléphonique. Ce n'est qu'à l'issue de cet entretien téléphonique qu'il établissait une liste des 3 ou 4 candidats qu'il rencontrerait. A ce niveau du processus de recrutement, chacun a sa méthode. A vous d'adopter celle avec laquelle vous serez le plus à l'aise. Certains managers préfèrent ce premier contact téléphonique car cela leur fait gagner du temps notamment en vérifiant les caractéristiques indispensables pour occuper le poste alors que d'autres managers souhaitent se faire un avis uniquement lors d'un face-à-face.

4. L'entretien de recrutement

Quelle que soit la méthode retenue, il vous faut maintenant préparer l'entretien de recrutement en veillant aussi bien à l'organisation qu'au déroulé de cette rencontre. Mettez-vous à la place du candidat : dans quel cadre et conditions aimeriez-vous être reçu ? Quels sont les facteurs déterminants pour que cet échange soit réussi ? Pour le déroulé, préparez-le avec toutes les personnes qui participeront à ce recrutement afin de déterminer ensemble les points que chacun abordera et vérifiera. Notez les questions que vous souhaitez lui poser. Parfois emporté par les échanges, on peut omettre de vérifier quelques compétences ou références professionnelles qu'il sera difficile de valider une fois l'entrevue terminée. Si ce recrutement est important pour vous en tant que manager et pour votre activité, il en sera de même pour le candidat qui se fera rapidement une idée de ses interlocuteurs comme de l'entreprise pour laquelle il postule. La semaine dernière, je recevais Marie que j'accompagne dans sa recherche d'emploi. Elle me disait ne pas vouloir donner suite au processus de recrutement qu'elle menait avec une entreprise car elle venait de rencontrer son futur manager puis le responsable du recrutement qui chacun à leur tour, lui ont tenu un discours différent sur les missions attendues et sur les évolutions professionnelles proposées : "en qui puis-je avoir confiance car avant de signer mon contrat de travail, on me tient déjà des propos et des promesses contradictoires".

5. Décision et intégration

Cette dernière étape est aussi importante que les premières. Prenez le temps de la réflexion et partagez vos impressions car le challenge est important : après plusieurs semaines de recherche, vous choisissez "enfin" celui ou celle qui travaillera demain à vos côtés. Une fois votre choix arrêté, validez tous les éléments du contrat et des conditions de travail. Combien de salariés interrompent leur période d'essai car il y a eu une incompréhension sur les termes du contrat !
La dernière étape est l'intégration de votre nouvelle recrue. A nouveau, ne minimisez pas votre disponibilité pour intégrer ce nouveau collaborateur. Soyez présent pour l'accueillir et consacrez-lui le temps nécessaire pour qu'il prenne la possession de son poste. Dans de nombreuses entreprises un parcours d'intégration s'échelonnant sur plusieurs mois est proposé : il commence par la visite des locaux, la présentation des membres de l'équipe et des personnes clés, des outils et méthodes de travail. Il est également proposé un séminaire d'intégration au cours duquel la nouvelle recrue rencontrera d'autres homologues et partagera entre autres ses premières impressions... Très prochainement, nous reviendrons spécialement sur ce parcours d'intégration qui s'avère capital pour l'avenir de votre collaboration.