Vous ne remettez pas les clés de votre maison à n'importe qui pendant vos vacances : de la même manière, vous ne demandez pas à n'importe quel membre de votre équipe de vous remplacer pendant votre absence. Que ce soit à titre privé ou professionnel, restez vigilant et prévoyant pendant vos absences, et ce même pour une courte durée.

Prenez le temps d'organiser votre absence

Si vous ne voulez pas que vos vacances soient gâchées par une mauvaise décision pendant votre absence ou que des oublis portent préjudice à la suite de votre carrière, vous devez prendre le temps d'organiser votre absence. Établissez la liste des événements qui devront être gérés pendant vos vacances et, sans être parano mais prévoyant, établissez également la liste des problèmes plus ou moins graves qui pourraient se présenter. Pour ceux qui encadrent des équipes à distance, veillez à prendre contact avec chacun afin de s’assurer de la gestion des dossiers urgents.

Maintenant que vous avez ces deux listes sous les yeux, mettez en face de chaque événement ce qui devra être fait et comment vous souhaitez que cela soit traité. C'est d'ailleurs l'occasion de vérifier que certaines procédures sont bien mises en place et/ou connues par l'ensemble des intéressés. Ensuite, c'est sans doute là le plus difficile, identifier la "bonne personne" qui pourra s'en occuper. Naturellement, à la lecture de ces préconisations, vous constatez que tout ne pourra pas être réglé juste avant de partir. Une règle à retenir : un départ en vacances s'anticipe.

Identifier celui ou celle qui vous remplacera

Si vous managez plusieurs salariés,

Vous n'aurez pas attendu vos vacances pour identifier le collaborateur de votre équipe qui pourra vous remplacer et sera en capacité à gérer les imprévus. Au cours de l'année, vous lui aurez déjà délégué certaines tâches qu'il aura accomplies avec succès : le but est de partir en congé rassuré et confiant. Aussi, rencontrez ce collaborateur dans les jours qui précédent votre départ afin de lui présenter les dossiers qu'il devra gérer, assurez-vous qu'il en a compris tous les enjeux et qu'il saura soit prendre la bonne décision soit se rapprocher d'un autre service en cas de besoin. La délégation se base sur la confiance. A n'en pas douter votre collaborateur sera fier de la confiance que vous lui accorderez et fera en sorte de vous donner entière satisfaction. A vous de fixer le cadre de ses nouvelles responsabilités et le retour que vous attendez de lui. Soyez transparent sur ces points afin de ne pas être sans cesse dérangé comme Jérôme, manager dans une SSII, qui recevait plusieurs fois par jour des appels de l'un de ses collaborateurs qui le tenait informé de l'état d'avancement d'un dossier. Souhaitant bien faire, ce jeune salarié n'a pas apprécié quand son manager lui a demandé de cesser de lui téléphoner…

Si vous n'avez pas d'équipe,

Il vous faudra trouver une autre personne dans l'entreprise qui acceptera de prendre en charge vos dossiers. Dans ce cas de figure, nous avons tous des expériences positives ou négatives : ainsi Marie, Responsable des services généraux dans une PME, avait demandé à l'un de ses homologues (le Responsable Commercial, l'un des seuls Responsables présents pendant la période estivale), de réceptionner une machine de distribution de boissons qui devait être livrée. Bien que Marie avait souhaité modifier la date de livraison cela n'avait pas été possible. Quelle n'a pas été sa surprise de recevoir pendant ses vacances un email incendiaire de la part de sa Direction qui lui stipulait que "cela était inadmissible qu'elle ait demandé au Responsable Commercial de faire son travail à sa place. Qu'elle manquait de professionnalisme puisqu'elle partait sans gérer ses dossiers..." Au delà du fait que Marie n'a pas pleinement profité  de ses quelques jours de repos étant blessée par ce recadrage, elle a compris en revenant de son poste, que son homologue bien qu'il ait accepté la mission sur laquelle ils s'étaient mis d'accord, était allé exprimer son mécontentement auprès de la Direction, prétextant que ce n'était pas à lui de gérer l'intendance de la société. Les deux erreurs de Marie ont été pour la première de faire confiance à un collègue qui manifestement avait un profil malveillant et la seconde de ne pas avoir alerté sa Direction de cette livraison et des dispositions qu'elle avait prises pour que tout se passe correctement. Une autre règle à retenir : avant votre départ, faites le point avec votre Direction sur les dossiers en cours et de leur gestion.

Sachez remercier ceux qui vont vous remplacer

Reposé et prêt pour reprendre votre poste, prenez le temps de faire le point dès votre retour avec les personnes que vous aviez missionnées : vérifiez que tout ce qui devait être fait l'a été et remerciez les, soit en les invitant à déjeuner, soit en leur exprimant des signes de reconnaissances qu'ils sauront apprécier. Félicitez vos collaborateurs si vous êtes satisfait de leur travail. Enfin sachez vous rendre disponible à votre tour.

Bonnes vacances !