Pour tous les manager concernés par le management à distance, les défis sont nombreux : organisation à mettre en place, choix des outils pour suivre en temps réel l'avancé des dossiers et surtout style de management. Comment garder le lien de proximité avec chaque collaborateur alors que des kilomètres voire des continents vous séparent ?

Enjeux du management à distance

L’enjeux majeur du management à distance est de réussir à maintenir la proximité avec chaque membre de vos équipes, malgré la distance, ceci afin de leur transmettre les informations et les objectifs du business, de suivre et contrôler leur activité tout en veillant à leur évolution et à leur développement professionnel.

Les enjeux sont de taille : c'est donc une source de stress important, que vous soyez un manager expérimenté ou un manager débutant. C'est le cas de Christian qui vient d'accepter un nouveau job de Directeur Commercial basé en France mais avec des équipes localisées à Lyon, Marseille, Hong-Kong et Dubaï. Bien qu'il soit déjà un manager senior, il s'interroge sur son mode managérial qu'il devra incontestablement adapter aux hommes et aux femmes dont il est maintenant responsable comme aux contraintes liées à la localisation nationale et internationale de ses nouvelles équipes. Son cadre de référence a changé car dans son précédent emploi, il partageait un open space avec ses collaborateurs. Dès sa prise de fonction, il a compris qu'il devait bien évidemment s'atteler au business mais surtout apprendre, très vite, à manager des salariés qui ne sont plus dans son champ de vue. Manager une équipe à distance est un véritable challenge aussi important que de développer l'activité.

Organisez votre management à distance

Si vous êtes confronté aux mêmes challenges, mettez en place dès votre arrivée un cadre de travail et une planification sur l'année qui auront pour objectifs de structurer l’activité  et de diminuer le sentiment d'isolement de certains membres de l'équipe. Voici quelques exemples :

- Fixez un rendez-vous hebdomadaire avec les membres de vos équipes. En fonction de votre activité et du métier de chacun, à vous de juger de la périodicité et de sa durée. Les nouveaux outils technologiques vous laissent toute liberté de choisir celle qui sera le plus adaptée conf'-call ou visio conférence. Un Responsable de banque dont ses équipes sont localisées dans les plus grandes villes de France m'expliquait qu'il organise une conf’-call chaque lundi matin pour lancer la semaine. En tant que manager, il constate que cette réunion est indispensable pour transmettre les objectifs de la semaine, les informations importantes pour le business et s’assurer que chacun est opérationnel.

- Fixez des réunions mensuelles et/ou trimestrielles. Si possible en présence de chacun, les réunions collectives renforcent les liens et favorisent le partage des expériences et des pratiques métiers tout en vous permettant de travailler plus longtemps et de manière plus approfondie sur un sujet.

- Prévoyez des séminaires et/ou des soirées à thèmes. Pour ceux dont le budget l'autorise, faire se rencontrer des collaborateurs sur un autre terrain de jeu permet de découvrir des personnalités et de renforcer ce sentiment d'appartenance à une équipe. Ces moments conviviaux facilitent les relations et fédèrent ceux qui y participent. Ensuite de façon plus spontanée, les salariés se mettront plus fréquemment en relation pour échanger sur leur mission.

- Déplacez-vous sur place pour rencontrer vos collaborateurs. Pour certains, cela sera l'occasion de les accompagner en clientèle et de répondre aux questions qui les préoccupent aussi bien sur l'activité que sur leur propre travail. Vos feedback en face-à-face auront plus d'impact que lorsque vous les formulez par téléphone. Il n'est plus à démontrer que la confiance s'instaure entre deux personnes lorsqu'elles se connaissent. Aussi vos visites seront des moments privilégiés qui permettront à votre collaborateur de se sentir, si tout se passe bien, valorisé et soutenu.

- Affichez et délimitez vos disponibilités auprès de vos collaborateurs. Si comme Christian vous avez des équipes éparpillées, en France et à l'étranger, vous serez rapidement submergé par leurs appels et/ou sollicitations, ou au contraire ils se débrouilleront seuls en pensant à tort ou à raison que vous ne vous intéressez pas à eux. L'enjeux est donc de rester proche malgré les contraintes horaires ou d'éloignement. Pour ce faire, fixez le cadre de travail et les règles du jeu dans lesquels vous souhaitez collaborer notamment les plages horaires pendant lesquelles vous êtes joignable, les jours où vous êtes en déplacement et la procédure à suivre en cas d'urgence. A vous d'être transparent dans votre emploi du temps et dans vos limites managériales pour qu'ils sachent quand et comment vous joindre sans qu'il ait ce sentiment de vous déranger ou au contraire d'être abandonné à un moment où ils ont besoin de vous.

- Développez un intranet simple et rapide. Cet intranet recensera toutes les procédures, fiches produits, process et informations nécessaire pour travailler. Si besoin, il pourra également vous servir pour contrôler l'activité, si tel était le cas, informez vos équipes. Le développement d'un environnement collaboratif, facile d'accès où que vous soyez, a comme avantage de rassembler toutes les informations, documents et discussions au même endroit. N'oubliez pas que les comportements évoluent plus lentement que les technologies. A vous d'être pédagogue auprès de vos équipes pour qu'ils trouvent un intérêt (gain de temps, meilleure diffusion de l'information, bases communes…) pour les utiliser au quotidien.