Cet article est dédié à la mémoire de Geneviève Petit.

J'ai récemment assisté à une formation très intéressante¹ ayant pour but d'apprendre à mieux gérer son temps. Je ne suis bien-sûr pas autorisé à vous transmettre le détail de ce cours, mais voici quand-même quelques éléments de réflexion…

Les grands principes de vos comportements face au temps

Au sens strict, vous ne pouvez pas gagner de temps, ni en perdre d'ailleurs. Vous pouvez seulement apprendre à mieux l'optimiser. Pour cela, vous devez tout d’abord être conscient de quelques principes simples concernant vos comportements...

1. Principe de l'auto-inflation du temps

Pour accomplir une tâche, vous avez tendance à utiliser la totalité du temps disponible, au-delà de ce qui devrait être nécessaire. Pour le dire autrement, si vous avez une matinée de libre et que vous devez boucler un dossier en vous disant que vous avez la matinée pour le faire, alors ce travail risque en effet de vous prendre la matinée entière. Par contre, si vous évaluez à l'avance que cette tâche peut être réalisée en seulement 2 heures de temps et que vous vous imposez cette échéance, alors vous n'utiliserez pas toute votre matinée pour en venir à bout.

Le temps investi dans un travail varie donc en fonction du temps disponible. Voilà pourquoi certaines personnes travaillent plus efficacement sous pression d'une deadline.

2. Principe des séquences homogènes de travail

Chaque interruption dans le travail le rend moins efficace et plus long que si la tâche est effectuée en continu. Plus précisément, à chaque fois que vous vous interrompez (pour aller chercher un café, répondre au téléphone ou à un e-mail par exemple), il vous faudra un temps supplémentaire pour vous « relancer ». Pour vous aider à limiter les interruptions, vous pouvez vous fixer un temps pendant lequel vous vous efforcez de ne pas vous auto-interrompre (45 minutes par exemple). Vous verrez qu'une telle discipline limitera les décrochages et rendra votre travail plus efficace et moins long.

L'une des causes d'interruption les plus communes de nos jours est la boîte mail. Pour en savoir plus à ce sujet, je vous invite à regarder cette vidéo qui explique comment les e-mails et internet en général sont si chronophages :

3. Principe de la contre-productivité du temps investi

Chaque individu a un seuil de durée de travail au-delà duquel il devient beaucoup moins productif. Plutôt que de vous acharner à continuer à travailler, il est donc préférable de lâcher prise et de faire carrément autre chose. C'est ce que l'on appelle le « détour créatif ». Vous verrez qu'en revenant à la tâche plus tard, voire un autre jour, vous retrouverez votre efficacité (pour l’anecdote, le savant antique Archimède fit sa découverte au détour d’un bain qui lui a fait comprendre que « tout corps plongé dans un fluide subit une poussée verticale, dirigée de bas en haut, égale au poids du fluide déplacé »).

Il est donc important de varier, d'alterner régulièrement vos tâches de travail (mais tout en veillant à respecter la loi des séquences homogènes vue plus haut !)

4. Principe du moindre effort

Vous avez tendance à vous engager d'abord dans des tâches de travail plaisantes, faciles et brèves avant de faire les travaux plus difficiles. Or ce que vous aimez faire n'est pas forcément toujours la priorité ! Souvent, vous faites donc les choses les moins importantes en premier et vous avez d'ailleurs tendance à y passer beaucoup de temps (tout simplement parce que l'être humain est ainsi fait qu'il va repousser le plus longtemps possible les tâches les plus coûteuses). Même si ce n'est pas évident, il est donc toujours plus productif de commencer par les tâches les plus coûteuses : en vous débarrassant du pénible labeur en premier, vous passerez alors moins de temps sur les tâches qui sont moins importantes, parce que vous n'aurez alors plus à repousser le rébarbatif…

1. Formation animée par Monique Gareau (Harmonis)